Не секретного характера и на бумажных носителях — в работе именно с такими документами внесли новые типовые правила. Так, например, не допускается подписание подлинника документа проставлением факсимиле или штампа с подписью. Помимо краткой информации об исполнителе документа, куда входит фамилия, инициалы имени и отчества, его телефона — указывают и адрес электронной почты. Оформляют запись 12 шрифтом times new roman.
Марина Кочергина, архивист Северо-Казахстанского государственного архива:
— Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. К порядковому номеру через дефис добавляются литеры л-с или «к». Регистрационный номер обращения физического лица состоит из начальных буквы фамилии автора, порядкового номера в РКФ и буквенного индекса ФЛ.
Помимо этого, сделали уточнения в ведении делопроизводства частных фирм и предприятий. Теперь субъекты малого и среднего предпринимательства при составлении приказов могут использовать государственный, русский или иной язык.
Внесли изменения и в оформлении номенклатуры дел. Если раньше название организации и реквизиты на двух языках указывали на одной странице, теперь титульный лист подшивки должен выглядеть вот так.
Марина Кочергина, архивист Северо-Казахстанского государственного архива:
— При формировании дел следует учитывать, что дело не должно превышать 180 листов. После завершения в делопроизводстве документы до передачи в архив организации в течение одного года хранятся в делах по месту формирования.
Упразднили и сроки составления документации. Сдавали их до 15 ноября. С декабря 2011 года номенклатура дел составляется не позднее 10 числа последнего месяца текущего года.
Корреспондент: Лера Бондарева